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運営システムの構築 ~人材ビジネス運営ノウハウ

  1. まず、業務運営フローを確立しよう
  2. 本格的システム導入をする前に
  3. 小・中堅企業では
  4. もっと、経営効率を向上させるのために(大企業向け)
  5. 紹介予定派遣でチャンスロスを防ぐ

1.業務運営フローを確立しよう

事業開始前に、想定上で業務運営フロー・体制を確定しなければなりません。
完璧なシュミレーションによって成り立てば良いのですが、派遣先の事業特性や登録スタッフの属性、地域性等々によっても、実際に業務がスタートしたあとに、相当な調整が必要になってきます。

会社をうまく運営するためには、当初の予測効果を高めるのは当然の事ですが、業務開始後、いかに早く、実務運営・経営管理フローを標準化できるか、にかかってきます。

一番重要な、実際の運営フローの確立をどのように行なったら良いのか?

専任者が、営業~採用募集~コーディネイト~請求・支払いまで、 一連の業務を、ひとりで実施し、完結してみることが重要です。

慣れの問題もありますが、ひとりで30人~50人位の派遣者対応は可能だと思うので(これくらいなら、PCシステムの導入を行なわず、紙ベースの運営管理体制でもこなせますから) 、ある期間、必ず、ひとりで、すべてを行ってみてください。
この経験から、一連の流れや各作業ポイントにおいて、効率・効果の高い実務運営フローを作り、経営管理まで含めた体制構築をしましょう。 先ずは、社内ゼネラリストを創り上げることです。

社外から専任従事者を雇い入れた場合は、その人の経験や 志向性・癖等によって、構築する運用システムが大きく左右されることになりますので、 採用した専任者とはよく話合って、意識を合わせておくことが必要になります。 過去の経験がストレートに活かせる場合は良いですが、経験が邪魔をして悪い方向へいくことは、確実にロスになりますので注意が必要です。

2.本格的システム導入をするには

システム導入の必要性

顧客ニーズと派遣スタッフニーズをマッチング(コーディネイト)することが、人材ビジネスの共通の構造です。最適なマッチングを果たすためには、より詳細な情報の獲得・管理が必要となってきますよね。
事業開始時の派遣スタッフ数が少ない時には、紙ベースでの管理も不可能ではありませんが、登録人数が増えた際には、基礎情報管理・条件検索・稼動状況・会計管理等々の面でデータベース化した管理が必須となってきます。実際の運用フローが固まった段階で、業務効率を上げるために、PCシステムを導入します。

手っ取り早く始めるには?

PC運営システムの構築について一番手っ取り早い方法としては、 市販されている、人材派遣業用PCアプリケーション・パッケージ・ソフトの導入を行い、 設定されたシステムに応じて、運営体制を作り上げていくことができます。

汎用的ではありますが、通常のコーディネイト業務・情報管理・請求支払い管理・派遣報告書作成まで 必要な基本事項は網羅されています。 全体的な主ステム導入もあり得ますが、業務ブロック毎に段階的に拡張を行なう方法もこれなら検討できます。 ただし、あくまでも汎用性を前提にしていますので、対象業界や業種等に、すべてマッチするとは限りません。 業界独自のものについては、プログラム修正や手作業による調整対応が必要になります。

3.小~中堅企業では

どこまで、運営システムに効率化を求めるか?

専門性を高め、経営効率だけを考えるならば、営業・コーディネイト(採用を専任組織化している場合もある)職を独立させ、展開するべきですが、派遣事業の場合、営業がお客様からオーダーを頂いただけでは、仕事は完結せず、 派遣スタッフの役務提供が無事に済んで、はじめて、営業行為が完結されます。 一般的な『仕入れ・製造・営業・販売・入金』の流れは、派遣業においては、『採用・教育・営業・コーディネイト・入金』の流れに応じますので、営業職とコーディネート職が完全に分業されてしまうと、そこで一貫性が崩れてしまう可能性もあります。

ですから、受注予定に応じたスタッフの採用、適正な稼働率の確保、よりニーズにマッチしたコーディネイトの実現(派遣サービス水準の向上)や 事業規模を考慮して、分業体制化を促進するか、一人完結型の体制を採用するか判断する必要があります。

どちらにも一長一短がありますので、分業体制の弊害回避のために 敢えて経営効率のみに捕われず、一人完結型の運営体制を取っている会社もあります。

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4.もっと経営効率を向上するために ~分業体制

企業が成長していくにつれ、経営効率を上げていかねばならない時がきます。営業とコーディネート職を独立させ、縦割り型組織にしていかなければならなくなるかもしれません。当然、社員も段階的に教育・育成していかなければなりません。

メリット

ひとりが覚えなければならない作業が減り、効率がよくなります。新人でも仕事ができるようになるまでの時間が短縮され、即戦力として使えるでしょう。

デメリット

セクションごとの分業化が進みすぎると、全体のバランスを見失いがちとなり、無駄が多くなるため、経営ロスをひきおこすことになることもあります。

5.紹介予定派遣でチャンスロスを防ぐ

派遣事業を行っていると、ときとして、スキルの高い人ほど、派遣先の会社に就職してしまうことがよくあります。

労働者が正社員になれるチャンスを奪うことはできませんが、派遣元としては、スタッフ募集・教育の費用と時間をかけた大事なスタッフを盗まれたような気持ちにさえなります。

そこで、6ヶ月間の派遣の後に、正社員として派遣先が雇用をすることを前提とした契約をすることができるようになりました。これには、有料職業紹介業の許可も必要になりますが、派遣業務手数料のほかに、そのスタッフが正社員登用された年収の3~5割という紹介手数料を手にすることができます。

>>紹介予定派遣とは?

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